Preparando-se para uma reunião em 4 passos

Inicie seus preparativos identificando a(s) finalidade(s) da reunião. A finalidade é informar, obter idéias, resolver um problema, determinar o curso de uma ação, esclarecer papéis e responsabilidades? Ou uma combinação de vários itens? Os objetivos específicos determinarão quem você convidará para a reunião e como esta será conduzida.

Quantas pessoas você deve convidar para uma reunião? Utilize a regra 8-18-1800:

• Se você precisa solucionar um problema ou tomar uma decisão, então não convide mais do que 8 pessoas. Convidar mais do que 8 pessoas pode trazer mais problemas do que soluções.
• Se você quer fazer um brainstorming, então você pode convidar até 18 pessoas; entretanto, chegar a um consenso pode ser difícil com essa quantidade de participantes.
• Se a finalidade da reunião for reunir forças e motivar as tropas, então, quanto mais, melhor. Convide "1.800" pessoas - ou mais.

Envolva na reunião pessoas que:

• têm poder de decidir as questões envolvidas;
• podem prover inputs relevantes;
• estão comprometidas ou têm um interesse ou um papel nas questões;
• para realizar seus trabalhos precisam tomar conhecimento das informações de que você dispõe;
• serão solicitadas a implementar alguma decisão tomada.

Prepare uma agenda
Sempre que possível, prepare uma agenda antes da reunião. Utilize a lista a seguir para criar sua agenda específica:

• Finalidade da reunião
• Resultados e objetivos almejados
• Data, horário e local da reunião
• Quem está convocando a reunião
• Nome do grupo que está se reunindo ou nomes dos participantes
• Papéis a serem desempenhados pelos participantes
• Qualquer coisa incomum em relação à estrutura da reunião
• Nomes e papéis a serem desempenhados pelos participantes externos
• Itens da agenda a serem discutidos, responsável pelo item e pelo tempo alocado
• Tempo de duração da reunião
• Material de suporte ou preparativos que devem ser feitos.

Quanto tempo deve durar uma reunião?

Depende da finalidade e da agenda da reunião. Em geral, uma reunião de negócios dura entre 30 minutos e duas horas - normalmente, quanto mais breve, melhor.

Enquanto se prepara para uma reunião, certifique-se de que a questão dos papéis e das responsabilidades foi determinada. Uma pessoa pode desempenhar diversos papéis em uma reunião. Os papéis essenciais são:

• Líder. Pode ou não dirigir a reunião, mas esclarece sua finalidade, objetivos, obstáculos e também o escopo da autoridade. Responsável pelo acompanhamento.
• Facilitador. Guia o grupo através das fases de discussão, resolução de problemas e tomada de decisão da reunião. Pode ser responsável pelas logísticas pré e pós-reunião.
• Relator. Capta os pontos-chave, idéias e decisões resultantes da reunião. Pode também esboçar minutas ou anotações após a reunião.
• Colaborador. Participa ativamente oferecendo idéias e ajudando a manter o curso da discussão.
• Especialista. Contribui com seu conhecimento de especialista em assuntos específicos, conforme solicitado. Caso não seja um membro regular da equipe, é possível que o especialista não participe de outros aspectos da reunião.