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sábado, 11 de dezembro de 2010

Preparando-se para uma reunião em 4 passos

Inicie seus preparativos identificando a(s) finalidade(s) da reunião. A finalidade é informar, obter idéias, resolver um problema, determinar o curso de uma ação, esclarecer papéis e responsabilidades? Ou uma combinação de vários itens? Os objetivos específicos determinarão quem você convidará para a reunião e como esta será conduzida.

Quantas pessoas você deve convidar para uma reunião? Utilize a regra 8-18-1800:
  • Se você precisa solucionar um problema ou tomar uma decisão, então não convide mais do que 8 pessoas. Convidar mais do que 8 pessoas pode trazer mais problemas do que soluções.
  • Se você quer fazer um brainstorming, então você pode convidar até 18 pessoas; entretanto, chegar a um consenso pode ser difícil com essa quantidade de participantes.
  • Se a finalidade da reunião for reunir forças e motivar as tropas, então, quanto mais, melhor. Convide "1.800" pessoas - ou mais.
Envolva na reunião pessoas que:
  • têm poder de decidir as questões envolvidas;
  • podem prover inputs relevantes;
  • estão comprometidas ou têm um interesse ou um papel nas questões;
  • para realizar seus trabalhos precisam tomar conhecimento das informações de que você dispõe;
  • serão solicitadas a implementar alguma decisão tomada.
Prepare uma agenda
Sempre que possível, prepare uma agenda antes da reunião. Utilize a lista a seguir para criar sua agenda específica:
  • Finalidade da reunião
  • Resultados e objetivos almejados
  • Data, horário e local da reunião
  • Quem está convocando a reunião
  • Nome do grupo que está se reunindo ou nomes dos participantes
  • Papéis a serem desempenhados pelos participantes
  • Qualquer coisa incomum em relação à estrutura da reunião
  • Nomes e papéis a serem desempenhados pelos participantes externos
  • Itens da agenda a serem discutidos, responsável pelo item e pelo tempo alocado
  • Tempo de duração da reunião
  • Material de suporte ou preparativos que devem ser feitos.
Quanto tempo deve durar uma reunião?
Depende da finalidade e da agenda da reunião. Em geral, uma reunião de negócios dura entre 30 minutos e duas horas - normalmente, quanto mais breve, melhor.
Enquanto se prepara para uma reunião, certifique-se de que a questão dos papéis e das responsabilidades foi determinada. Uma pessoa pode desempenhar diversos papéis em uma reunião. Os papéis essenciais são:
  • Líder. Pode ou não dirigir a reunião, mas esclarece sua finalidade, objetivos, obstáculos e também o escopo da autoridade. Responsável pelo acompanhamento.
  • Facilitador. Guia o grupo através das fases de discussão, resolução de problemas e tomada de decisão da reunião. Pode ser responsável pelas logísticas pré e pós-reunião.
  • Relator. Capta os pontos-chave, idéias e decisões resultantes da reunião. Pode também esboçar minutas ou anotações após a reunião.
  • Colaborador. Participa ativamente oferecendo idéias e ajudando a manter o curso da discussão.
  • Especialista. Contribui com seu conhecimento de especialista em assuntos específicos, conforme solicitado. Caso não seja um membro regular da equipe, é possível que o especialista não participe de outros aspectos da reunião.

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